Meldt een werknemer zich ziek tijdens vakantie
Dan gelden andere regels dan bij gewone vakantiedagen. Ziektedagen tellen in beginsel niet als vakantiedagen, als de werknemer zich volgens de geldende afspraken ziek meldt en de werkgever kan vaststellen dat er echt sprake is van arbeidsongeschiktheid. Voor werkgevers is het daarom van belang om direct te beoordelen of aan die voorwaarden is voldaan. Alleen dan kunt u bepalen of vakantiedagen mogen worden afgeschreven of niet, zoals ook verder wordt toegelicht in Ziek tijdens de vakantie, wat betekent dat voor werkgevers?.
Dat vraagt om duidelijke afspraken vooraf. In het verzuimprotocol moet staan hoe een werknemer zich tijdens vakantie ziek meldt, welke informatie hij moet doorgeven en hoe bereikbaar hij moet blijven, ook in het buitenland. U mag daarbij vragen om gegevens die nodig zijn voor de verzuimbegeleiding en controle, maar niet om medische details die u als werkgever niet mag verwerken. Bij ziekte in het buitenland is het extra belangrijk dat de werknemer zich direct meldt, medische verklaringen bewaart en controle mogelijk maakt, zodat later geen discussie ontstaat over de vraag of de ziektedagen als vakantie of als ziekteverzuim gelden.
Beoordeel of vakantiedagen mogen worden afgeschreven
Een ziektedag tijdens een al vastgestelde vakantie is niet automatisch een vakantiedag. Hoofdregel is dat dagen waarop een werknemer ziek is, niet als vakantie mogen worden afgeschreven als de werknemer die dagen niet daadwerkelijk als vakantie heeft kunnen opnemen. Dat geldt ook als de vakantie al was goedgekeurd. Wilt u ziektedagen toch als vakantiedagen aanmerken, dan kan dat alleen als de werknemer daar uitdrukkelijk mee instemt. Leg die instemming vast, zodat achteraf geen discussie ontstaat over het verlofsaldo. Meer over de uitgangspunten leest u in Alles wat je moet weten over vakantierechten van werknemers.
Voor bovenwettelijke vakantiedagen kunnen in arbeidsovereenkomst of cao afwijkende afspraken staan, maar ook dan moet duidelijk zijn wanneer een ziektedag ten laste van het verlof komt. Controleer daarom steeds welke dagen al als vakantie waren vastgesteld, vanaf welke datum de arbeidsongeschiktheid is gemeld en of de werknemer nog in staat was om van de vakantie te genieten. Is dat niet zo, dan ligt afboeken van vakantiedagen meestal niet voor de hand. Een zorgvuldig dossier met de ziekmelding, de data en de gemaakte afspraken voorkomt onnodige discussies achteraf.
Vraag alleen gegevens die nodig zijn
Bij een ziekmelding tijdens vakantie mag u wel vragen waar de werknemer verblijft, hoe hij of zij bereikbaar is, hoe lang het verzuim vermoedelijk duurt en of er lopende werkzaamheden moeten worden overgedragen. U mag ook navragen of de werknemer een arts heeft bezocht en of er stukken zijn die de ziekmelding ondersteunen, zeker als de werknemer in het buitenland verblijft. Vraag niet naar de aard van de ziekte, klachten, diagnose of behandeling. Die medische informatie is voor de bedrijfsarts en niet voor de werkgever.
Leg deze punten duidelijk vast in uw verzuimprotocol, zodat werknemers weten welke gegevens zij bij een ziekmelding tijdens vakantie moeten doorgeven. Neem daarin ook op wanneer iemand zich moet melden, via welk kanaal dat gebeurt en hoe contact tijdens de vakantie verloopt. Dat voorkomt discussie achteraf en helpt u om verzuim tijdens vakantie zorgvuldig te beoordelen. Meer over de juridische kant van ziekmelding en vakantie leest u in Ziek tijdens de vakantie, wat betekent dat voor werkgevers?.
Leg vast wat het verzuimprotocol regelt
Zet voor ziekmeldingen tijdens vakantie in ieder geval deze afspraken duidelijk in het verzuimprotocol:
- Binnen welke termijn een werknemer zich ziek moet melden, bij wie dat gebeurt en via welk kanaal, zoals telefoon of een vast meldsysteem.
- Welke contactmomenten gelden tijdens de vakantie, bijvoorbeeld wanneer de werknemer bereikbaar moet zijn en wanneer de werkgever of bedrijfsarts opnieuw contact opneemt.
- Hoe controle plaatsvindt als de werknemer in het buitenland verblijft, inclusief het doorgeven van verblijfsadres, telefoonnummer en eventuele wijzigingen tijdens de vakantie.
- Welke bewijsstukken de werknemer moet aanleveren als dat nodig is, zoals een verklaring van een arts ter plaatse, en wat de werknemer moet doen als een controleafspraak niet kan doorgaan.
Sluit het protocol aan op uw overige afspraken over verzuim en vakantie. Meer over de samenloop van ziekte en vakantie leest u in Ziek tijdens de vakantie, wat betekent dat voor werkgevers?.
Houd rekening met regels bij ziekte in het buitenland
Meldt een werknemer zich ziek vanuit het buitenland, dan blijven de gewone verzuimregels gelden, maar de uitvoering vraagt meer aandacht. De werknemer moet zich volgens het verzuimprotocol tijdig melden, bereikbaar blijven en doorgeven waar hij verblijft en hoe contact mogelijk is. U mag ook verwachten dat de werknemer meewerkt aan controle, bijvoorbeeld door telefonisch contact met de bedrijfsarts, een consult op afstand of, als dat kan, een beoordeling via een lokale arts. Lukt controle niet omdat de werknemer geen gegevens doorgeeft, afspraken mist of onbereikbaar blijft, dan kan dat gevolgen hebben voor de loonbetaling en voor de beoordeling van de ziekmelding.
Vraag de werknemer daarom om medische verklaringen of andere bewijsstukken uit het land van verblijf, zoals een doktersverklaring, behandelbewijs of medicatieoverzicht, voor zover die nodig zijn om de ziekmelding te kunnen controleren. Zo’n verklaring hoeft geen uitgebreide medische inhoud te geven, maar moet wel voldoende aanknopingspunten bieden over de periode waarin de werknemer door ziekte niet van vakantie kon genieten. Zeker in het buitenland voorkomt goede vastlegging discussie achteraf over vakantiedagen, loondoorbetaling en de vraag of de werknemer daadwerkelijk ziek was. Meer over de behandeling van vakantiedagen leest u in Alles wat je moet weten over vakantierechten van werknemers.
Veelgestelde vragen
Meldt een werknemer zich op de eerste vakantiedag ziek, dan hangt de behandeling van die dag af van de vraag of de werknemer door ziekte echt niet van de vakantie kon genieten. Is dat aannemelijk en meldt de werknemer zich volgens het verzuimprotocol, dan telt die dag in beginsel als ziektedag en niet als vakantiedag. Twijfelt u aan de ziekmelding, vraag dan niet zelf door naar medische details, maar toets of de melding op tijd is gedaan, of de voorgeschreven informatie is verstrekt en of controle mogelijk is. Bij twijfel schakelt u de bedrijfsarts of arbodienst in voor een oordeel over de arbeidsongeschiktheid.
Dat kan als achteraf blijkt dat geen sprake was van arbeidsongeschiktheid, of als de werknemer instemt met het opnemen van vakantiedagen tijdens ziekte voor zover dat juridisch is toegestaan. Leg die keuze duidelijk vast. Wilt u de regels rond vakantiedagen en ziekte verder uitdiepen, bekijk dan ook Alles wat je moet weten over vakantierechten van werknemers.
Volg dan strikt het verzuimprotocol en controleer of de werknemer bereikbaar is, verblijfsgegevens doorgeeft en zich houdt aan redelijke controlevoorschriften. Vraag om stukken die het verzuim kunnen ondersteunen, zoals een verklaring van een arts, als uw protocol dat verlangt en dat binnen de privacyregels past. Krijgt u tegenstrijdige informatie of werkt de werknemer niet mee aan controle, laat dan beoordelen welke gevolgen dat heeft voor loon, verzuimregistratie en het afboeken van vakantiedagen.